Bij ULTEH geloven wij dat privacy een fundamenteel recht is — geen selectievakje. Deze pagina is uw complete gids om precies te begrijpen welke persoonsgegevens ULTEH verzamelt, de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt, hoe lang wij ze bewaren, met wie ze kunnen worden gedeeld en — het belangrijkste — hoe u uw recht kunt uitoefenen om ze gedeeltelijk of permanent uit al onze systemen te laten verwijderen.
Of u nu een specifieke integratie wilt loskoppelen, individuele chatbots en hun trainingsgegevens wilt verwijderen, een kopie wilt exporteren van alles wat wij over u bewaren, of uw account permanent wilt sluiten, deze pagina behandelt elke beschikbare optie in duidelijke, eenvoudige taal.
Wij verwerken uw gegevens uitsluitend voor zover noodzakelijk voor het leveren van de Dienst. Wij verkopen uw persoonsgegevens niet. Wij delen uw gegevens niet met derden voor reclame of marketing. Wij bouwen geen reclameprofielen op basis van uw activiteit. Uw gegevens zijn van u en wij helpen u volledige controle erover uit te oefenen.
ULTEH respecteert de privacy van elke persoon die ons platform gebruikt en zet zich in voor het handhaven van uw rechten op grond van toepasselijke wetgeving. Afhankelijk van uw land van verblijf kunt u recht hebben op:
Een kopie opvragen van alle persoonsgegevens die wij bewaren, samen met details over verwerking en rechtsgrond.
Verzoek om correctie van onjuiste of onvolledige persoonsgegevens op elk moment. De meeste profielgegevens kunnen rechtstreeks in uw accountinstellingen worden bijgewerkt.
Ook wel het "recht om vergeten te worden" genoemd. Verzoek om permanente verwijdering van uw persoonsgegevens uit onze systemen, onder voorbehoud van wettelijke bewaartermijnen.
Verzoek dat wij de verwerking van uw persoonsgegevens beperken in specifieke omstandigheden — bijvoorbeeld tijdens onderzoek naar een geschil over gegevensnauwkeurigheid.
Ontvang een gestructureerde, machineleesbare kopie van uw persoonsgegevens en draag deze, waar technisch haalbaar, over aan een andere aanbieder. Zie Sectie 8 voor details.
Bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigde belangen, inclusief profilering. U kunt zich ook op elk moment afmelden voor directe marketingcommunicatie.
Wanneer de verwerking is gebaseerd op uw toestemming, kunt u deze op elk moment intrekken zonder de rechtmatigheid van eerdere verwerking aan te tasten.
U heeft het recht niet onderworpen te worden aan besluiten die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking — inclusief AI — die aanzienlijke juridische of vergelijkbare gevolgen voor u hebben, zonder menselijke tussenkomst.
Om een van deze rechten uit te oefenen, neem contact met ons op via [email protected]. Wij zullen binnen dertig (30) dagen reageren. Wij zullen u niet discrimineren voor het uitoefenen van uw privacyrechten.
Deze rechten zijn gebaseerd op toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, waaronder: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de Britse Data Protection Act 2018, de California Consumer Privacy Act (CCPA) en gelijkwaardige nationale of regionale wetten. ULTEH respecteert deze rechten voor alle gebruikers wereldwijd, ongeacht of hun rechtsgebied dit vereist.
ULTEH verwerkt persoonsgegevens alleen wanneer er een duidelijke, rechtmatige grondslag voor is. De toepasselijke rechtsgrond hangt af van het type gegevens en het specifieke verwerkingsdoel:
Het merendeel van de gegevens die wij verwerken is strikt noodzakelijk om onze contractuele verplichtingen jegens u als abonnee na te komen. Dit omvat de verwerking van uw accountgegevens, authenticatiegegevens, abonnementsdetails, factureringsgegevens en alle gegevens die nodig zijn om de AI-chatbotfuncties namens u te bedienen. Zonder deze gegevens kunnen wij de Dienst niet leveren.
Wij verwerken bepaalde gegevens op basis van onze gerechtvaardigde bedrijfsbelangen, mits deze belangen niet prevaleren boven uw fundamentele rechten. Dit omvat: fraudepreventie en platformbeveiliging; detectie en preventie van misbruik; monitoring van dienstverlening en systeemdiagnostiek; interne analyses voor productverbetering; en verbetering van AI-modellen met geaggregeerde, geanonimiseerde gegevens. Wij beoordelen elk geval zorgvuldig en verwerken gegevens alleen in de minimaal noodzakelijke mate.
In bepaalde gevallen zijn wij wettelijk verplicht om gegevens te verwerken en te bewaren. Zo verplichten belasting- en financiële regelgeving ons om factuurgegevens en transactiegegevens minimaal zeven (7) jaar te bewaren. Wij voldoen volledig aan alle wettelijke verplichtingen in elk rechtsgebied waarin wij actief zijn.
Wanneer wij gegevens verwerken op basis van uw specifieke toestemming — zoals het verzenden van promotionele berichten of het gebruik van niet-essentiële cookies — kunt u die toestemming op elk moment intrekken via uw accountmeldingsinstellingen of door contact met ons op te nemen. Intrekking heeft geen invloed op de rechtmatigheid van eerdere verwerking of uw mogelijkheid om de Dienst te blijven gebruiken.
Wanneer u een account aanmaakt en ULTEH gebruikt om uw berichtenplatforms te verbinden, AI-chatbots te configureren en uw klanten te bedienen, verzamelen en bewaren wij de volgende categorieën gegevens. Wij verzamelen alleen wat noodzakelijk is voor een effectieve en veilige levering van de Dienst.
Kernidentiteits- en abonnementsgegevens gekoppeld aan uw ULTEH-account:
Wanneer u uw Facebook-pagina verbindt met ULTEH om Messenger-automatisering in te schakelen, verzamelen en bewaren wij:
Opmerking: Facebook PSID's zijn pseudoniem en identificeren niet direct individuen zonder aanvullende gegevens die uitsluitend door Facebook worden bewaard. ULTEH verzamelt geen bredere Facebook-profielgegevens van uw eindgebruikers.
Wanneer u uw WhatsApp Business-account via het WhatsApp Business Platform (Meta Cloud API) verbindt met ULTEH, verzamelen en bewaren wij:
Wanneer u uw Instagram Business- of Creator-account via de Instagram Messaging API verbindt met ULTEH, verzamelen wij:
Wanneer u het ULTEH-dashboard opent, verzamelen wij automatisch:
ULTEH gebruikt de in Sectie 3 beschreven gegevens uitsluitend voor de hieronder duidelijk omschreven doeleinden. Wij gebruiken uw gegevens niet voor enig doel buiten wat hier beschreven is zonder eerst uw uitdrukkelijke toestemming te verkrijgen.
Het primaire doel van alle gegevensverzameling is het exploiteren, onderhouden en continu verbeteren van het ULTEH-platform. Dit omvat: het verifiëren van uw identiteit en het beheren van uw sessie; het verwerken van uw abonnement en het inschakelen van toegang tot functies; het aandrijven van de AI-chatbotengine met uw trainingsgegevens; het routeren en bezorgen van berichten via verbonden kanalen; en het leveren van de analyse- en rapportagefuncties van het platform.
Wij gebruiken uw account- en factureringsgegevens om abonnementen te beheren, betalingen te verwerken, facturen uit te reiken, betalingsbevestigingen te verzenden, u te informeren over aankomende verlengingen en wijzigingen in facturering, en om te reageren op factureringsgeschillen. Financiële administratie wordt bewaard in overeenstemming met toepasselijke boekhoudkundige en fiscale wetgeving.
Technische en gebruiksgegevens worden gebruikt om de veiligheid en integriteit van het platform te beschermen, waaronder het detecteren en voorkomen van ongeautoriseerde toegang, het identificeren van abnormale gebruikspatronen die wijzen op accountcompromittering of misbruik, het afdwingen van snelheidslimieten en API-gebruiksbeleid, en het onderzoeken van vermoedelijke fraude of schendingen van de Servicevoorwaarden.
Wij analyseren geaggregeerde, geanonimiseerde prestatiegegevens van de Dienst om bugs te identificeren, de responskwaliteit te verbeteren, de platformprestaties te optimaliseren en productontwikkelingsbeslissingen te sturen. Wij gebruiken geen identificeerbare gespreksinhoud of uw specifieke trainingsgegevens om gedeelde AI-modellen te trainen zonder uw uitdrukkelijke schriftelijke toestemming.
Wanneer u contact opneemt met ons ondersteuningsteam, gebruiken wij uw accountgegevens en communicatiegeschiedenis om uw probleem in context te begrijpen, nauwkeurige en tijdige hulp te bieden en onopgeloste kwesties op te volgen. Ondersteuningsinteracties kunnen intern worden beoordeeld voor kwaliteitsborging.
Wij verwerken en bewaren bepaalde gegevens om te voldoen aan toepasselijke wetgeving, waaronder fiscale verplichtingen, financiële rapportagevereisten, het beantwoorden van rechtmatige gerechtelijke bevelen en het afdwingen van onze contractuele rechten bij geschillen.
Wij gebruiken uw e-mailadres om transactiegerelateerde communicatie te verzenden die essentieel is voor uw account (betalingsbevestigingen, beveiligingswaarschuwingen, updates over abonnementsstatus). Wanneer u toestemming heeft gegeven, kunnen wij ook promotionele communicatie over nieuwe functies of aanbiedingen verzenden. U kunt zich op elk moment afmelden voor marketing-e-mails via de afmeldlink in elk e-mailbericht of via uw accountmeldingsinstellingen.
Wij verkopen, verhuren, delen of geldelijk benutten uw persoonsgegevens nooit met derden voor reclame, marketing of enig commercieel doel buiten het leveren van de Dienst aan u.
ULTEH bewaart uw gegevens alleen zolang als nodig is om het doel waarvoor ze zijn verzameld te vervullen, om te voldoen aan toepasselijke wettelijke verplichtingen, of om geschillen op te lossen en onze overeenkomsten af te dwingen. De onderstaande tabel beschrijft de bewaartermijnen die van toepassing zijn op elke gegevenscategorie:
| Gegevenscategorie | Bewaartermijn | Reden |
|---|---|---|
| Accountprofielgegevens (naam, e-mail, voorkeuren) | Actief account + 30 dagen na verwijdering | Vereist om de Dienst te exploiteren; respijtperiode van 30 dagen voor gegevensexport |
| Authenticatielogboeken (inloggeschiedenis, IP, apparaat) | 90 dagen | Beveiligingsmonitoring en fraudepreventie |
| Gesprekslogboeken (berichten verwerkt door AI) | Duur van het abonnement | Vereist voor chatbot-werking, overdrachtsgeschiedenis en analyses |
| Chatbot-trainingsgegevens (documenten, URL's, kennisbank) | Duur van het actieve abonnement | Vereist om de AI namens u te laten functioneren |
| Platformtoegangstokens (Facebook, WhatsApp, Instagram) | Tot ontkoppeling of verlopen | Vereist om actieve kanaalintegraties te onderhouden |
| Webhook-gebeurtenislogboeken | 30 dagen | Foutopsporing en betrouwbaarheidsmonitoring |
| Facturerings- en financiële administratie | 7 jaar vanaf de factuurdatum | Wettelijke verplichting op grond van toepasselijke belasting- en boekhoudwetgeving |
| Ondersteuningscommunicatie | 3 jaar vanaf de laatste interactie | Klantenservicegeschiedenis en geschillenbeslechting |
| Geaggregeerde analysegegevens (geanonimiseerd) | Onbeperkt | Productverbetering; geen persoonsgegevens na anonimisering |
| Toestemmingsregistratie | Duur van de relatie + 3 jaar | Wettelijke verplichting om aan te tonen dat toestemming is verkregen |
| Registers van verzoeken om gegevensverwijdering | 3 jaar vanaf de datum van het verzoek | Het aantonen van naleving van verwijderingsverplichtingen |
Na het verlopen van de toepasselijke bewaartermijn worden gegevens veilig en permanent verwijderd of onomkeerbaar geanonimiseerd met behulp van industriestandaardmethoden die herstel via redelijke technische middelen voorkomen.
ULTEH implementeert een uitgebreide set technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, openbaarmaking, wijziging, verlies of vernietiging.
Alle gegevens die worden verzonden tussen uw browser en ons platform worden beschermd door TLS-versleuteling (Transport Layer Security), minimaal TLS 1.2. Gevoelige gegevens die in rust worden opgeslagen — inclusief alle platformtoegangstokens, authenticatiegegevens en persoonlijke accountgegevens — worden versleuteld met behulp van de industriestandaard AES-256-versleuteling. Versleutelingssleutels worden beheerd met behulp van veilige sleutelbeheerservices met strikte toegangscontroles en regelmatige rotatieschema's.
Toegang tot persoonsgegevens binnen de interne systemen van ULTEH wordt beheerst door strikte rolgebaseerde toegangscontroles (RBAC) op basis van noodzaak tot kennis. Alleen personeel met een geverifieerde en gedocumenteerde zakelijke reden mag specifieke gegevens raadplegen. Alle interne toegang tot productiegegevens wordt gelogd, is controleerbaar en onderworpen aan regelmatige beoordeling. Administratieve toegang tot systemen die persoonsgegevens bevatten, vereist multi-factor authenticatie (MFA).
Ons platform wordt gehost op cloudinfrastructuur van enterprise-klasse met fysieke toegangscontroles, systeemredundantie, geautomatiseerde failover en regelmatige versleutelde back-ups. We voeren periodieke penetratietests door derden en continue kwetsbaarheidsbeoordelingen uit. Onze infrastructuur wordt continu bewaakt op afwijkende activiteiten, inbraakpogingen en beschikbaarheidsbedreigingen.
In het geval van een bevestigd beveiligingsincident dat uw persoonsgegevens treft, zal ULTEH getroffen gebruikers informeren binnen het door de toepasselijke wetgeving vereiste tijdsbestek (72 uur onder de AVG waar van toepassing) en zal volledig samenwerken met regelgevende instanties en getroffen personen bij het onderzoeken en beperken van de impact. Wij zullen u duidelijke informatie verstrekken over welke gegevens zijn getroffen, hoe het incident is opgetreden en welke stappen wij nemen om herhaling te voorkomen.
Alle ULTEH-medewerkers en contractanten die omgaan met persoonsgegevens voltooien bij indiensttreding en daarna jaarlijks een verplichte gegevensbeschermingsopleiding. Al het personeel is gebonden aan geheimhoudingsovereenkomsten en is verplicht om onze interne beleidsregels voor gegevensverwerking, toegang en incidentrapportage te allen tijde na te leven.
ULTEH biedt u duidelijke, toegankelijke mechanismen om uw gegevens te verwijderen — selectief per categorie of volledig door uw account te sluiten. De volgende opties zijn beschikbaar:
Om een specifiek kanaal (Facebook Messenger, WhatsApp of Instagram) te verwijderen zonder uw account te verwijderen:
Om een individuele chatbot te verwijderen samen met alle configuraties, trainingsgegevens en gespreksgeschiedenis:
Om verwijdering van een specifieke categorie gegevens (zoals alleen gesprekslogboeken of gegevens voor een specifieke periode) aan te vragen zonder uw account te sluiten:
Om uw account en alle bijbehorende gegevens permanent te verwijderen, logt u in en keert u terug naar deze pagina, of navigeert u naar Instellingen → Privacy → Account verwijderen. Als u niet kunt inloggen, neem dan contact met ons op via [email protected] om een handmatige accountverwijdering te starten.
Wanneer u uw ULTEH-account verwijdert, worden de volgende gegevens permanent en onomkeerbaar verwijderd uit al onze actieve systemen binnen 30 dagen na uw bevestigde verwijderingsverzoek:
Accountverwijdering is permanent en onomkeerbaar. Alle chatbots, trainingsgegevens, gespreksgeschiedenis en platformintegraties gaan verloren. Exporteer alle gegevens die u wilt bewaren voordat u bevestigt. ULTEH kan verwijderde accounts of gegevens na bevestiging niet herstellen.
ULTEH zet zich in om alle privacykwesties snel en eerlijk aan te pakken. Als u van mening bent dat uw gegevensbeschermingsrechten zijn geschonden, of als u ontevreden bent over de manier waarop wij uw persoonsgegevens of een rechtenverzoek hebben behandeld, moedigen wij u aan eerst contact met ons op te nemen zodat we de zaak samen direct kunnen oplossen.
Stuur uw klacht schriftelijk naar [email protected] met als onderwerp "Privacyklacht". Beschrijf uw bezorgdheid, de specifieke gegevens die het betreft en het gewenste resultaat. Wij bevestigen de ontvangst binnen 5 werkdagen en geven een inhoudelijk schriftelijk antwoord binnen 30 dagen.
Als u niet tevreden bent met ons antwoord, of als u uw bezorgdheid liever rechtstreeks bij een toezichthoudende autoriteit wilt melden, hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de relevante gegevensbeschermingsautoriteit in uw rechtsgebied. Bijvoorbeeld:
ULTEH zal volledig meewerken aan elk regelgevend onderzoek en alle vereiste corrigerende maatregelen onverwijld implementeren.
ULTEH kan deze pagina voor Gegevensverwijdering en Privacy-informatie van tijd tot tijd bijwerken om wijzigingen in onze gegevenspraktijken, Servicefuncties of toepasselijk recht weer te geven. Wanneer we wezenlijke wijzigingen aanbrengen, stellen wij u ten minste dertig (30) dagen voor het ingaan van de wijzigingen per e-mail op uw geregistreerde adres en via een opvallende melding binnen het ULTEH-platform op de hoogte.
Niet-wezenlijke wijzigingen — zoals grammaticale correcties of verduidelijkingen die uw rechten niet wijzigen — kunnen zonder voorafgaande kennisgeving worden aangebracht. De meest recente versie van deze pagina is altijd beschikbaar op de website van ULTEH. Uw voortgezet gebruik van de Service na een update vormt erkenning van het herziene beleid. Eerdere versies zijn beschikbaar op schriftelijk verzoek aan [email protected].
Als u vragen, zorgen of verzoeken heeft met betrekking tot uw persoonsgegevens, uw privacyrechten of iets dat op deze pagina wordt beschreven, staat ons team voor u klaar. Wij streven ernaar alle privacygerelateerde vragen binnen 5 werkdagen te beantwoorden en alle geldige rechtenverzoeken binnen 30 dagen te vervullen.
Vermeld uw geregistreerde e-mailadres in elk verzoek, zodat wij uw identiteit kunnen verifiëren vóór de verwerking. Identiteitsverificatie is vereist om uw gegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde verwijdering of toegangspogingen door derden.
